医药代表接待管理制度

1. 目的

为进一步加强医院医疗卫生行业作风建设，规范医药代表、设备及耗材供应商等在我院开展正常业务行为，提高医务人员廉洁自律意识，根据《关于印发医疗机构工作人员廉洁从业九项准则的通知》（国卫医发〔2021〕37号)、《关于印发2023年纠正医药购销领域和医疗服务中不正之风工作要点的通知》（国卫医急函〔2023〕75号）、《关于印发全国医疗机构及其工作人员廉洁从业行动计划（2021-2024年）的通知》（国卫医函〔2021〕169号）、《医药代表备案管理办法(试行)》(国家药监局 2020年第105号公告)等文件精神，结合我院实际，制定本制度。

2. 范围

适用于药剂科、临床科室。

3. 定义

本制度所称的医药代表是指药品生产经营企业聘请的在医疗机构从事药品产品信息传递、沟通、反馈等学术与商业推广的专业人员(工程安装维修人员、投标人员、技术服务人员，以及提交采购票据合同等相关资料的销售代表除外)。

4. 内容

4.1 接待管理

按照公开透明、行为规范、管理有序的原则，根据来访目的实行分类管理，统一规定接待时间、接待地点、接待人员，接待有预约、有流程、有记录（简称“三定三有”）的基础上，结合工作实际合理安排接待工作。

4.1.1 建档登记

医药代表在我院开展有关产品学术推广活动，应先在医院药剂科登记建档，提交《医药代表登记备案和诚信档案》（附件1），备案企业信息、涉及产品信息和工作人员信息，建立诚信档案。登记建档资料由药剂科报党委办公室统一管理。原则上每名医药代表每年至少登记一次，未经登记的医药代表不得在医疗机构开展有关产品学术推广活动。药品上市许可持有人所聘用或者授权的医药代表应按照《医药代表备案管理办法（试行）》在国家药品监督管理局指定的医药代表备案平台上进行备案，未备案的不予登记建档。药剂科每月将登记建档情况并报党委办公室。未登记建档的医药代表不予接待。

医药代表登记建档需提供的信息包括:

（1）医药代表的姓名、性别、学历、专业。

（2）照片、籍贯、身份证号、现居住地和联系电话。

（3）职务、与本院有业务往来的时间。

（4）医药代表负责推广的产品类别、品种或推广项目，以及本院相关产品清单，提供药品说明书及彩页宣传资料。

（5）产品生产企业或其代理机构名称、地址、法人代表、人事部门电话。

（6）加盖企业印章的认证证书复印件及生产批件复印件等。 

（7）需递交医药代表法人授权委托书。

4.1.2 预约申请

4.1.2.1 接待医药代表实行预约审批制。原则上需提前5个工作日以上预约，可通过我院官网或医院微信公众号（医院订阅公众号）下载填写《阳江市妇幼保健院医药代表接待预约审批表》(附件2），连同其他材料以电子版形式发送药剂科邮箱进行预约申请。药剂科邮箱:yjk8599@163.com，电话：0662-8883599。医药代表提供的相关资料应该准确、客观、公正、完整，符合法律要求，符合职业道德标准。

4.1.2.2 接待时医药代表需提供相关材料

（1）供应商代表法人授权委托书；

（2）供应商代表身份证明(原件及复印件）；

（3）药品说明书及彩页宣传资料；

（4）签字盖章的《医药代表诚信廉洁承诺书》（附件3）；

（5）加盖企业印章的(GMP)认证证书复印件及生产批件复印件等；

（6）加盖企业公章的医药代表在国家药品监督管理局指定的备案平台(https://pharmareps.cpa.org.cn)上备案页面的完整截图。

4.1.3 接待时间

原则上每月第一周星期三下午15:00-17:30（遇节假日或其他会议顺延一周）。如有特殊情况，药剂科可根据实际确定接待时间，需向医院党委办公室报备。

4.1.4 接待地点

阳江市妇幼保健院接待地点为阳江市妇幼保健院药剂科办公室。如有特殊情况,药剂科可根据实际确定接待地点,需向医院党委办公室报备。

4.1.5 接待人员

接待人员原则上需2名以上在场，一般情况下根据接待目的由药剂科科室负责人、临床医技科室负责人、骨干代表等参加接待，必要时须有医院纪检部门或相关分管领导参加。

4.1.6 接待流程

（1）申请审核。药剂科根据医药代表发送的电子邮件进行资料完整性和形式审核，审查通过后，完善附件2。
    （2）预约确认及审批。药剂科根据《阳江市妇幼保健院医药代表接待预约审批表》信息，知会有关临床医技科室负责人，确认是否同意参加。同意的继续完善审批表，未同意的应及时反馈给医药代表，取消预约申请，并备注原因。并在接待日前3天将《阳江市妇幼保健院医药代表接待预约审批表》报送分管领导审批。

（3）接待通知。药剂科应于2天前将接待审批情况通知医药代表。

（4）组织接待。医药代表携带相关资料按约定时间和地点现场签到、递交资料，服从安排开展交流沟通工作。

（5）接待记录。药剂科负责派人完善《医药代表接待记录》介绍内容。

（6）接待资料归档。接待结束后，药剂科应及时收集整理接待所有相关资料，并统一归档党委办公室备查。

4.2 监督管理

4.2.1 医药代表只能在医药企业接待日到医院开展学术推广活动，如有特殊情况需要在非医药企业接待日来医院从事上述活动的，需经院方审核同意后方可进行。发现医药代表违反相关规定，擅自进入医院非指定时间、非指定区域开展宣传、推广等违规行为的，予终止合作，并报送上级相关部门进一步处理。

医药代表不得有下列情形：

（1）未经备案开展学术推广等活动；

（2）未经医院同意开展学术推广等活动；

（3）承担药品销售任务，实施收款和处理购销票据等销售行为；

（4）参与统计医生个人开具的药品处方数量；

（5）对医院内设部门和个人直接提供捐赠、资助、赞助；

（6）误导医生使用药品，夸大或者误导疗效，隐匿药品已知的不良反应信息或者隐瞒医生反馈的不良反应(事件)信息；

（7）其他干预或者影响临床合理用药的行为。

4.2.2 如发现医药代表未按照规定在医院进行登记和预约而私下开展业务活动或违规开展业务活动，第一次将情况通报涉事药品生产经营企业;第二次约谈涉事药品生产经营企业；第三次在一段时间内停止使用涉事药品生产经营企业生产(代理)的药品，并禁止该医药代表进入医院。

4.2.3 医院工作人员要遵纪守法、廉洁从业，严禁接受有关生产经营企业或者经销人员以任何名义、形式给予的回扣；严禁参加其安排、组织或者支付费用的宴请或者旅游、健身、娱乐等活动安排。一经发现，情况属实，视情节轻重进行全院通报批评、素质教育、调离工作岗位、暂停处方权、诊断报告权等；处罚意见作为年度评先评优、职称晋升、聘任、低聘或解聘的依据；涉及违法违纪行为受到党纪政纪处分的，按相关法律法规处理。

5. 流程图

无。

6. 参考文件

6.1 《关于印发医疗机构工作人员廉洁从业九项准则的通知》（国卫医发〔2021〕37号).

6.2 《关于印发2023年纠正医药购销领域和医疗服务中不正之风工作要点的通知》（国卫医急函〔2023〕75号）.

6.3 《关于印发全国医疗机构及其工作人员廉洁从业行动计划（2021-2024年）的通知》（国卫医函〔2021〕169号）.

6.4 《医药代表备案管理办法(试行)》(国家药监局 2020年第105号公告).

7. 相关文件

附件1：阳江市妇幼保健院医药代表备案信息表

附件2：阳江市妇幼保健院医药代表接待预约审批表

附件3：阳江市妇幼保健院医药代表接待记录

附件4：阳江市妇幼保健院医药代表诚信廉洁承诺书

附件1：

阳江市妇幼保健院医院医药代表备案信息表

附件2：

阳江市妇幼保健院医药代表接待预约审批表

注：本表一式两份，药剂科、党委办公室各存一份。

附件3：

阳江市妇幼保健院医药代表诚信廉洁承诺书

为了加强诚信建设，维护正常的医疗秩序和药品、设备、耗材等经营秩序，防止商业贿赂行为发生，我公司在经营范围内与医疗机构业务往来活动中，郑重作如下承诺：    

一、与医院在业务往来活动中，严格遵守国家法律法规及医院诚信廉政要求，遵守药品集中招标采购有关政策及规程，主动如实向贵院提供企业资质证明材料，接受、配合、支持相关部门的监督检查。在本单位积极开展反商业贿赂宣传教育工作，规范销售行为，做到廉洁自律。

二、严格遵守执行国家药监局《医药代表备案管理办法（试行）》等有关法律法规规定开展业务，杜绝租借证照、虚假交易、伪造记录、非法渠道购销药品、商业贿赂、价格欺诈、价格垄断以及伪造、虚开发票等违法违规行为，不向院方人员赠送礼品、业务回扣费、有价证券、现金、购物卡等；不以回扣、宴请等方式影响甲方工作人员采购或使用产品或项目的选择权，不得在学术活动中提供旅游、超标准支付食宿费用。

三、遵守《阳江市妇幼保健院医药代表接待管理制度》，严格按医院规定的时间和地点进行业务洽谈，不向与医院工作人员进行任何形式的促销活动；不借故到医院领导、部门负责人及相关工作人员家中访谈或向介绍人提供各种好处。

四、自觉遵守《国务院办公厅关于进一步改革完善药品生产流通使用政策的若干意见》等有关法律法规，严格执行合同条款，不以次充好、降低产品质量，不销售假劣产品，不过票、不挂靠经营、不超范围经营产品，做到诚信经营；挂网药品耗材货源充足，保证及时供应。

五、如遇院方人员（含配偶、子女）向我方暗示或索要钱、物、礼品等，我方坚决予以拒绝，并如实向贵院监察部门反映情况。

六、在与医院签订购销合同时，明确业务员1-2名，明确的业务员必须是公司聘用的正式员工；明确采购配送的品种、规格、价格、回款时间、违约责任。

七、此承诺书与购销合同一并执行。

八、我公司如违反以上任一条款，自愿接受医院相关处罚，首次由医院对我方进行警告，并限期提交书面整改情况；第二次违规将停止采购该医药代表代理的相关产品6个月；再次出现违规行为将其列入医院医药产品购销领域的黑名单，停止采购该医药代表代理的相关药品，并禁止该医药代表进入医院。

九、本承诺书一式三份，承诺人、医院接待职能部门、医院监察部门各执一份。此承诺书自签订之日起生效。

承诺人（单位盖章）：

公司法定代表人：

                                              年    月     日

附件4：

阳江市妇幼保健院医药代表接待记录

接待职能科室：                   填报日期：    年    月    日

《医药代表接待管理制度》1.doc